4.3.1 Inkoop en leveranciersbeoordeling

Het doel van deze procedure is te bewerkstelligen dat leveranciers worden geselecteerd en beoordeeld op basis van hun kunnen om goederen of diensten te leveren die aan de kwaliteitseisen van NIPA milieutechniek b.v. voldoen. Bovendien is het doel van deze procedure om inkoopdocumenten dusdanig te omschrijven dat vergissingen bij het inkopen van goederen of diensten zo veel mogelijk worden vermeden.

Alleen de medewerkers met inkoopbevoegdheid zijn bevoegd tot het doen van inkopen na goedkeuring van de Office Manager of de directie.

Bestellingen worden alleen geplaatst bij leveranciers die vermeld staan op de Lijst goedgekeurde leveranciers. Van iedere bestelling wordt schriftelijk een opdracht bevestigd door de informatiedrager Orderformulier of een eigen formulier. Alle orders worden geregistreerd op de informatiedrager Orderregister dat zich bevindt in de ordner inkoop.

Bij levering van bestelde goederen controleert diegene, die het Orderformulier heeft ingevuld, de goederen. Hiertoe vergelijkt hij of zij visueel de specificaties van de goederen met de gegevens op het orderformulier.

Naast klachten worden ook eventuele grote afwijkingen genoteerd in het kwaliteitslogboek in NIPA base onder het kopje Leveranciersbeoordeling. De kleine afwijkingen worden niet genoteerd. Zowel de klachten als de grote en de kleine afwijkingen worden door de Directie met de leveranciers besproken en afgehandeld.

Tenminste jaarlijks wordt een selectie van de leveranciers beoordeeld aan de hand van de registraties Leveranciersbeoordeling. De directie controleert de beoordeling van de K.A.M.-coördinator.
De verschillende aspecten die worden beoordeeld zijn:

• prijs;
• kwaliteit product (voldoet het aan de specificaties zoals geformuleerd bij de bestelling?);
• garanties (kan de leverancier bijvoorbeeld een certificaat laten zien?);
• levertijd;
• klachtenafhandeling.

Leveranciers moeten op alle aspecten een “voldoende” scoren om op de Lijst goedgekeurde leveranciers te blijven staan. Hiervan kan alleen afgeweken worden indien:

• de betrokken leverancier de enige bestaande leverancier van een bepaald product of een bepaalde dienst
• is;
• de leverancier op een bepaald onderdeel van de kwaliteitstoets bijzonder goed scoort;
• met de leverancier een langlopend contract is afgesloten.

In bovenstaande gevallen moeten er echter steeds maatregelen worden genomen. Van nieuwe leveranciers wordt bepaald aan welke eisen ze moeten voldoen. Tevens worden deze na 1 jaar beoordeeld via de leveranciersbeoordeling. Van laboratoria wordt van te voren bepaald of ze voldoen aan de gevraagde erkenningen.

is belast met
* noteren en controleren van bestellingen
is bevoegd tot
* het doen van inkopen van kantoorbenodigheden

draagt zorg voor
* de afhandeling van klachten met betrekking tot leveranciers
is belast met
* de controle van de leveranciersbeoordeling
is bevoegd tot
* het doen van inkopen
is verantwoordelijk voor
* de controle van binnenkomende facturen

is belast met
* het beoordelen van de leveranciers
is verantwoordelijk voor
* het selecteren en beoordelen van leveranciers

is belast met
* het afhandelen van afwijkingen van bestellingen
is bevoegd tot
* het doen van inkopen