4.2.3 Audits

Het doel van deze procedure is door auditen vaststellen of:

• het zorgsysteem doeltreffend functioneert;
• de activiteiten overeenkomen met het geschreven systeem;
• de daarvoor verantwoordelijke medewerkers het systeem op peil houden.

Tijdens iedere audit wordt nagegaan of:

• gemaakte afspraken nageleefd worden;
• preventieve/corrigerende maatregelen het beoogde effect hebben opgeleverd;
• door gewijzigde activiteiten, wetgevingen of normen, de werkwijze en/of het op schrift gestelde aangepast moet worden;
• milieu- en arboregels duidelijk zijn en worden opgevolgd;
• het doel van procedures wordt bereikt en/of procedures zinvol zijn;
• in gebruik zijnde procedures, documenten en formulieren actueel zijn;
• het systeem gedragen wordt door betrokken werknemers en of men verbetervoorstellen heeft;
• doelstellingen gehaald worden.

De aanwijzing van auditoren geschied door de directie op basis van het hebben van een opleiding interne auditor en relevante ervaring. De interne auditor(s) dienen kennis te hebben van het kwaliteitsmanagement- systeem ISO 9001:2008 en de op dat moment gevoerde normen van de BRL 1000 met protocollen 1001 en 1002, BRL 2000 met protocollen 2001, 2002, 2003 en 2018 en BRL 6000 met protocol 6001.

Alle onderdelen van het kwaliteitssysteem dienen minimaal één keer per jaar gecontroleerd te worden. Er wordt geaudit via de informatiedrager Planning audits. Voor iedere audit wordt bepaald welk deel van het kwaliteitssysteem geaudit wordt en welke werknemers betrokken zijn bij de audit. De frequentie van de audits hangt af van de auditresultaten. De beslissing tot verhoging van de auditfrequentie wordt genomen tijdens het afhandelen van de betreffende Verbeterformulieren. De K.A.M.-coördinator is verantwoordelijk voor het plannen van zowel de interne als de externe audits.

Jaarlijks worden bij deze audit, welke zowel het kwaliteitssysteem conform de norm ISO9001:2008, als de interne werkzaamheden conform de BRL 1000, 2000 en 6000 normen, beoordeeld. Per BRL norm worden minimaal 2 projecten ingezien.

De K.A.M.-coördinator informeert de betrokkenen. De audit wordt uitgevoerd door de aangestelde auditor waarbij deze constateert of de uitvoering van procedures en activiteiten geschiedt volgens de vooraf, via het kwaliteitshandboek, vastgestelde criteria. Naast de vastgelegde criteria zal tevens gelet worden op bedrijfsspecifieke zaken, zoals ondermeer de juiste opdrachtvorming, tijdige planning, juiste invulling formulieren en afhandeling daarvan en afhandeling van facturatie en nacalculatie. De resultaten worden vervolgens teruggekoppeld met de betreffende projectleider en/of veldwerker.

Deze onafhankelijke interne beoordeling dient uitgevoerd te worden door een gekwalificeerd intern auditor met voldoende kennis van het te auditen BRL- protocol. De jaarlijkse interne veldwerkaudit bestaat uit een kwaliteitsbeoordeling en een beoordeling op het uitvoeren van het veldwerk.

Bij de kwaliteitsbeoordeling worden minimaal beoordeeld:

• controle van de uitvoering volgens het monsternemingsplan, welke digitaal beschikbaar is;
• weging van de grepen indien gebruik wordt gemaakt van volume-gedefinieerde grepen;
• wijze van vastlegging van relevante gegevens;
• reiniging van de monsternemingsapparatuur;
• vindt de monsterneming vanuit technisch oogpunt correct plaats (verliezen van een deel van het materiaal, juiste apparatuur toegepast).

Bij de beoordeling tijdens de uitvoering van veldwerk wordt getoetst:

• of het kwaliteitssysteem voldoet aan op dat moment gevoerde norm vanuit de BRL;
• of het effectief ingevoerd is;
• of het effectief wordt onderhouden;
• of verbeteringen mogelijk zijn.

Zie voor de aandachtspunten van de beoordeling tevens de tabellen kwaliteitbewaking van het rapport conform BRL-protocol.

Bij afwijkingen dienen correctieve acties te volgen. Afwijkingen dienen te worden gerapporteerd en afgehandeld conform de procedure Corrigerende en preventieve maatregelen.

Binnen een week na de uitvoering van de interne audit worden de resultaten gerapporteerd aan de K.A.M.-Coördinator. De geïnterviewde medewerkers krijgen de resultaten via de K.A.M.-Coördinator te horen.

Geconstateerde afwijkingen worden afgehandeld conform procedure Corrigerende en preventieve maatregelen. De K.A.M.-Coördinator of K.A.M. medewerker maakt in overleg met de betrokken auditor een R.T.V (Rapport Ter Verbetering) aan in het kwaliteitslogboek in NIPA-base.

Naast de interne audits worden monsternemers conform de BRL norm periodiek gecontroleerd door de Certificerende Instelling. Afwijkingen die worden geconstateerd worden intern afgehandeld met behulp van het aanmaken van een R.T.V. (Rapport Ter Verbetering) “afwijking externe audit” in het kwaliteitslogboek in NIIPA base.

De onafhankelijke externe beoordeling is een bij voorkeur onaangekondigde controle van de uitvoering van monsterneming door een onafhankelijk extern deskundige. Elke monsternemer wordt tenminste 1x per jaar gecontroleerd. Hierbij wordt gekozen voor variatie in omstandigheden en in pakket. Alle aspecten worden in een periode van drie jaar getoetst. Alle protocollen worden jaarlijks beoordeeld.

Binnen de certificatieperiode van drie jaar moet elke monsternemer drie keer worden beoordeeld (of naar evenredigheid).

Alle Veldwerkers dienen periodiek een interne controle van de boorbeschrijvingen uit te voeren. Tijdens veldinspecties worden grondmonsters beoordeeld volgens de normale werkwijze. Door de gegevens van de veldwerkers met elkaar te vergelijken en/of met bekende gegevens wordt een oordeel over de juistheid van de waarnemingen en de verschillen gevormd. Deze gegevens worden genotuleerd door een veldwerker senior en bewaard door de K.A.M.-medwerker. Indien grote afwijkingen naar voren komen, worden direct maatregelingen genomen bijvoorbeeld door extra begeleiding.
Frequentie:

• nieuwe medewerkers tijdens de inwerkperiode;
• ervaren medewerkers tweejaarlijks;
• binnen een jaar na constatering van grote verschillen.

Een maal per kwartaal dient een blanco bemonstering van het grondwater plaats te vinden. Hiervoor dient demiwater, millipore water of leidingwater (voor analyse op vluchtige koolwaterstoffen) gebruikt te worden. Indien contaminatie plaatsvindt, dienen de volgende punten te worden uitgevoerd:

• onderzoek of de oorzaak bij het laboratorium ligt;
• indien de oorzaak niet bij het laboratorium ligt, wordt van de een extra blanco monster geanalyseerd op de desbetreffende parameters.
• indien deze parameters blijvend worden aangetoond, dient onderzoek gedaan te worden naar de oorzaak. Daarbij gaat tevens de frequentie omhoog naar één maal per twee maanden.
• Wanneer verhoogde concentraties gevonden worden die op contaminatie duiden, wordt direct actie ondernomen. De acties betreffen het nagaan bij grondwatermonsternemer en/of laboratorium wat de oorzaak zou kunnen zijn. Blijft de oorzaak onbekend, dan wordt een extra blanco uitgevoerd. Blijft dan de waarde hoger dan het gemiddelde van rapportagegrens en streefwaarde, dan wordt de oorzaak opnieuw onderzocht en wordt de frequentie van het nemen van blanco's van die parameter verhoogd.

Wanneer in een jaar steeds gehaltes worden gemeten die kleiner zijn dan of gelijk zijn aan de rapportagegrens, of als de oorzaak van verhogingen aantoonbaar bij het laboratorium ligt, dan kan met de frequentie jaarlijks met één maand verlengen tot het minimum van één blanco bemonstering per half jaar.

Indien analyseresultaten aangetoond kunnen worden waarbij alle parameters zich beneden de rapportage- grenzen bevinden, kunnen de blancobepalingen achterwege worden gelaten. Voorwaarde is wel dat de analyseresultaten afkomstig zijn van grondwatermonsters van verschillende lokaties, waarbij minimaal het NEN-grondwaterpakket is onderzocht en tevens moet worden voldaan aan de frequentie die voor blancobepalingen zouden gelden.

is belast met
* het uitvoeren van de veldinspectie
is verantwoordelijk voor
* het houden van interne audits
* het rapporteren van de resultaten aan de K.A.M.-coördinator

is belast met
* de beslissing tot verhoging van de auditfrequentie
* het inlichten van de betrokken medewerkers over de resultaten van de audits
* het inplannen van externe audits (in samenspraak met de Certificerende instelling)
* het opnemen van de resultaten van de audit van de monsternemer in het monsternemingsverslag
* het plannen van de interne audits
* inplannen blanco bemonstering grondwater
is verantwoordelijk voor
* het afhandelen van de geconstateerde afwijkingen
* het informeren van de betrokkenen bij de audits
* het plannen en notuleren van een interne kwaliteitscontrole van boorbeschrijvingen

is belast met
* het uitvoeren van een interne kwaliteitscontrole van boorbeschrijvingen
is belast met en verantwoordelijk voor
* het uitvoeren van een blanco bemonstering grondwater