Het doel van deze procedure is te verzekeren dat contracten die met klanten worden afgesloten ook werkelijk door NIPA milieutechniek b.v. kunnen worden uitgevoerd en dat geen verkeerde afspraken bestaan tussen NIPA milieutechniek b.v. en de klant.
Voorafgaand aan het opstellen van de offerte wordt de onafhankelijkheid van NIPA milieutechniek bv t.o.v de opdrachtgever getoetst. Een verklaring van functiescheiding wordt opgenomen in de offerte, opdrachtbevestiging en rapportage.
Wanneer een offerte-aanvraag binnenkomt, worden de gegevens ingevoerd in een daarvoor ontwikkeld computerprogramma (NipaBase). Daarna zal de behandelend persoon steeds zo gedetailleerd mogelijk de eisen van de klant vaststellen. Vervolgens zal een projectleider bepalen of NIPA milieutechniek b.v. in staat is (dat wil zeggen de benodigde expertise, middelen, onafhankelijkheid en accreditaties bezit) om het beoogde project ook daadwerkelijk uit te voeren. Hierbij wordt niet alleen rekening gehouden met de benodigde expertise van betrokkenen maar tevens met de grenzen van het technisch kunnen van NIPA milieutechniek b.v.. Eventueel worden bepaalde werkzaamheden uitbesteed.
Pas als bovenstaande beoordeling positief is, zal de offerte worden opgesteld door een projectleider. In deze offerte zullen de overeengekomen eisen en grenzen, gedetailleerd worden opgenomen. Aan de hand van de klantgegevens wordt een offerte opgesteld waarin de beschikbare gegevens (zoals partijgrootte, soort materiaal, reden van onderzoek, grootte perceel) duidelijk worden beschreven. Ten behoeve van de offerte wordt in NIPA-base een calculatie gemaakt teneinde de juiste prijs te kunnen berekenen. De offerte word gecontroleerd door een senior projectleider. Het definitieve offertebedrag wordt ingevuld in NIPA-base. Door het plaatsen van een handtekening onder de offerte door een daartoe bevoegde persoon wordt tevens gesteld dat de inhoudelijke contractbeoordeling positief is afgerond.
Indien niet direct opdracht wordt gegeven voor uitvoering, wordt de offerte opgeborgen in de offertemap. Iedere klant wordt voorzien van een eigen klantnummer, met daaraan per offerte-aanvraag een uniek offertenummer.
De offertes die opgesteld worden ten behoeve van monsterneming conform BRL SIKB 1000, 2000 en 6000 worden zodanig opgesteld dat duidelijk is volgens welk protocol het monster genomen gaat worden en dat het monster genomen wordt onder het betreffende certificaat. Elke offerte voldoet inhoudelijk aan de eisen zoals gesteld worden in de betreffende norm.
Indien de opdrachtgever voornemens is direct opdracht te geven naar aanleiding van een telefonisch contact of e-mail, kan ervoor gekozen worden om géén standaard offerte op te stellen, maar om de gemaakte afspraken vast te leggen middels een opdrachtbevestiging. In deze opdrachtbevestiging dient minimaal een beschrijving van de aard van de werkzaamheden en welke daarvan onder het betreffende proces certificaat worden uitgevoerd, een prijsafspraak en een door de Projectleider geplaatste handtekening te worden opgenomen.
Indien met betrekking tot de uitgebrachte offerte aanvullingen c.q. wijzigingen doorgevoerd dienen te worden, worden deze in eerste instantie beoordeeld, vervolgens goedgekeurd en doorgevoerd in de offerte.
Een opdracht kan slechts van start gaan nadat de offerte door de opdrachtgever is goedgekeurd en bij voorkeur ondertekend is teruggestuurd of, bij het niet versturen van een offerte, een opdrachtbevestiging is verstuurd
Bij de start van een project zal de projectleider de betrokken medewerkers zorgvuldig instrueren over de eisen die aan een werk worden gesteld en met de klant zijn overeengekomen.
Als een offerte werk wordt, maakt het secretariaat een map aan met alle formulieren en zorgt (indien noodzakelijk) voor het aanvragen van een kadastrale kaart en het aanvragen van de historische gegevens. Na ontvangst van deze gegevens wordt het werk in NIPA-base (digitaal planbord) gezet.
De projectleider maakt een aparte veldwerkmap met, een tekening met boorplan of het aantal te verrichten boringen projectformulier en offerte (indien relevant). De veldwerkmap komt compleet bij de planning / werkvoorbereiding (PL / WVB).
PL / WVB regelt eventueel betonboorder en belt met opdrachtgever voor planning. (WVB in overleg met
projectleider). Vervolgens maakt PL / WVB de definitieve planning voor de uitvoering van de veldwerkzaam-
heden.
In het geval dat producten of documenten (zoals tekeningen of monsters) door de klant zelf aangeleverd worden, is de projectleider verantwoordelijk voor de zorg voor deze producten c.q. documenten. Tevens is deze verantwoordelijk voor het maken van afspraken met de klant in verband met teruggave van deze producten of documenten. Deze afspraken zullen in het projectdossier worden opgenomen.
De veldwerker voert het veldwerk uit. Deze vult het projectformulier in met mogelijke afwijkingen,
wachturen e.d. en zet bij terugkomst de monsters klaar bij “Veldwerk in” in de koelkast. Vervolgens gaat de veldwerkmap inclusief projectformulier naar de betreffende projectleider en die vraagt analyses aan. De grondmonsters worden in de koelkast op het schap van het betreffende laboratorium klaargezet voor de koerier.
In ieder project zijn steeds kwaliteitsbewakingspunten “ingebouwd”. Indien sprake is van afwijkingen met betrekking tot een gevormd contract, zal mondeling een meer- of minderprijs afgesproken worden met de klant. Dit wordt vervolgens schriftelijk of per e-mail bevestigd. Binnen NIPA milieutechniek b.v. worden afwijkingen of wijzigingen aan een contract, met de betrokken medewerkers, eveneens besproken of gemaild. Afspraken over meer- en minderwerk worden in het projectdossier vastgelegd.
NIPA milieutechniek b.v. verzorgt de aanvraag van de ministeriële erkenning met betrekking tot de certificering.
De gegevens die tijdens de uitvoering in het document worden verzameld vormen de basis voor het uiteindelijke keuringsverslag.
In onderstaand overzicht is aangeven over welke stappen verslag wordt gedaan:
Het keuringsverslag is modulair opgebouwd, dat wil zeggen dat in het verslag die gegevens zijn opgenomen die in de opdracht staan vermeld.
Het keuringsverslag is vormvrij doch bevat ten minste de volgende gegevens:
Om eventuele tekortkomingen aan een keuringsverslag (rapport) aan het licht te brengen zal ieder verslag aangeboden worden aan een 2e lezer, dit zowel ter kwaliteits- als eindcontrole. De 2e lezer is altijd een projectleider of het afdelingshoofd. Deze 2e lezer dient jaarlijks aantoonbaar minimaal 10 projecten in het kader van de betreffende BRL verrichten én zal op grond van zijn beoordeling het keuringsverslag al dan niet afparaferen (paraaf kwaliteitscontrole). Eventuele afwijkingen of bijzonderheden bij monstername worden op de Werkbon aangegeven die vervolgens wordt opgenomen in de rapportage. Een keuringsverslag kan niet naar de klant worden opgestuurd zonder paraaf van de kwaliteitscontroleur. Bij tekortkomingen nadat het verslag aan de klant is verstrekt, wordt de klant zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte gesteld en wordt de gecorrigeerde rapportage opgestuurd.
Dit is een controle die te vergelijken is met de kwaliteitscontrole die door de uitvoerenden zelf worden uitgevoerd. Iedere medewerker die een afwijking of tekortkoming registreert is tevens verantwoordelijk voor de afhandeling dan wel het oplossen van de desbetreffende tekortkoming of afwijking. Indien de verantwoordelijke medewerker niet zelf een probleem kan oplossen, dan overlegt hij met de office manager over de te nemen stappen.
Indien tijdens monstername blijkt dat niet kan worden voldaan aan de gestelde norm, wordt hiervan melding gedaan in de rapportage dat niet conform de norm en bijbehorende protocollen is bemonsterd. Na constatering van afwijking wordt direct met de klant overlegd en wordt een notitie gemaakt in het projectdossier. De rapportage zal in dat geval nooit voorzien worden van het keurmerk.
Producten waar een correctie op heeft plaatsgevonden, volgen een kwaliteitscontrole als ware het nieuwe producten. Indien er afwijkingen zijn in het proces wordt altijd overleg gevoerd met de projectleider over de afhandelingstermijn in relatie tot de afspraken met de klant in verband met de afgesproken levertermijn. De projectleider bepaalt in overleg met de opdrachtgever de termijn waarbinnen de tekortkomingen dienen te worden opgelost.
Zowel in de rapportage als in de offerte wordt aangegeven dat het procescertificaat van NIPA milieutechniek b.v. en het hierbij behorende keurmerk uitsluitend van toepassing zijn op de activiteiten inzake de monsterneming en de overdracht van de monsters, inclusief de daarbij behorende veldwerkregistratie, aan een erkend laboratorium of de opdrachtgever.
Buiten deze controle worden de monsternemers zelf gecontroleerd via de interne en externe beoordeling. Ten behoeve van de onaangekondigde veldcontroles vraagt de certificerende instelling wekelijks via de e-mail naar de planning teneinde een onaangekondigde audit te kunnen uitvoeren. Zie ook procedure Audits.
Omdat het, door de veldwerker, getekende bemonsteringsformulier en peilbuisformulier (BRL 2000) niet aan de rapportage wordt toegevoegd wordt een digitale handtekening van de veldwerker in het kader van de BRL eisen ook toegevoegd aan de rapportage.
Bij de BRL 1000 wordt dit gewaarborgd door het tekenen van de werkbon, bij de BRL 6000 wordt een verantwoordingsformumlier aan de rapportage toegevoegd*.
is belast met
* aanmaken projecten / opdrachtbevestiging
* aanvraag historische gegevens
* het opbergen van de offerte
* versturen offertes / opdrachtbevestiging / rapporten
is belast met
* het inplannen van werkzaamheden
is bevoegd tot
* het goedkeuren van aanvullingen of wijzigingen bij een offerte
* het goedkeuren van offertes
is verantwoordelijk voor
* het realiseren van levertijden
is belast met
* de projectbeoordeling
* het invoeren van gegevens ten behoeve van een offerte
* het melden van afwijkingen aan de opdrachtgever
is bevoegd tot
* het goedkeuren van offertes
is verantwoordelijk voor
* het inlichten van de betrokken medewerkers bij een project
* het invullen van het veldwerkformulier indien nodig
* het realiseren van levertijden
* het uitvoeren van de werkzaamheden en rapportages volgens NEN en NVN
* projecten ter eindcontrole aanbieden aan de kwaliteitscontrole
is verantwoordelijk voor
* het compleet aanleveren van tekeningen
is belast met
* het uitvoeren van de veldwerkzaamheden volgens de geldende BRL en NEN procedures
* het verzendklaar maken van monsters voor het laboratorium
is belast met en verantwoordelijk voor
* tekenen van bemonsteringsformulier, peilbuisformulier.
is verantwoordelijk voor
* het juist coderen van de monsters
* problemen op locatie of met de klant doorgeven aan de projectleider''
| 28 | (NIPA base) Kwaliteitslogboek (in NIPA base) | |
| 30 | (NIPA base) Projectformulier (in NIPA base) |