In 2017 is Archimil overgestapt van ISO9001:2008 naar ISO9001:2015. Met de invoering van ISO9001:2015 is de HLS-structuur geïntroduceerd. De HLS bestaat uit de 7 hoofdcomponenten van een goed functionerend managementsysteem, waarbij risico-, compliance- en procesmanagement als rode draad door het systeem lopen. De 7 hoofdthema’s van de HLS zijn:
1] Context van de organisatie
2] Leiderschap
3] Planning
4] Ondersteuning
5] Uitvoering
6] Evaluatie van de prestaties
7] Verbetering

Startpunt hierin is het in kaart brengen van de ‘stakeholders’ en de ‘context van de organisatie’, de omgeving waarin de organisatie zich bevindt. Afhankelijk van die omgeving maakt een organisatie bewust keuzes over haar missie, visie, strategie en beleid, en doelstellingen. Jaarlijks wordt beoordeeld of deze analyse nog volledig/dekkend is. De stakeholders zijn gewijzigd door de overname van de aandelen door Aelmans.

Leiderschap vanuit het management dient te zorgen voor een koppeling van het managementsysteem met de strategische koers van de organisatie en voor een integratie van de managementsysteemeisen in de gewone bedrijfsvoering.

Onder het hoofdthema planning vallen onderdelen zoals maatregelen om risico’s aan te pakken en kansen te benutten alsmede het vaststellen van doelstellingen en de planning om deze te bereiken

Onder het thema ondersteuning vallen onderdelen zoals middelen, competenties van medewerkers, het bewustzijn van medewerkers, interne en externe communicatie en gedocumenteerde informatie.

Onder het hoofdthema 5 vallen operationele planningen en uitvoering van processen. Het evalueren van prestaties gebeurd door het monitoren, meten, analyseren en evalueren, de interne audits en de directiebeoordeling (managementreview).

Op basis van het geheel aan data worden afwijkingen en corrigerende maatregelen uitgevoerd en vindt continue verbetering plaats.

Met ingang van 1-7-2019 is 50% van de aandelen van Archimil (en NIPA) verkocht aan de Aelmans-groep. Hiermee is tevens de directie uitgebreid en is Demsterwold niet de enige directeur. Met ingang van 1-1-2020 wordt nog eens 10% van de aandelen van Archimil verkocht aan de Aelmans-groep. Dit zal daarna nog in twee tranches gebeuren waarmee uiteindelijk 80% van de aandelen bij Aelmans ligt. Op dat moment kan de 20% aandelen Archimil/Nipa worden omgewisseld naar aandelen Aelmans.

Door de perikelen rond COVID19 is de samenwerking tussen de directieleden bemoeilijkt, zo is er geen directie-beoordeling vastgesteld.

Archibase, het CRM waarmee Archimil werkt, zal komen te vervallen waarbij de data gemigreerd wordt naar Profitmanager, het CRM wat door Aelmans gebruikt wordt. Hiertoe dient het complete IT-systeem van Archimil te worden verhuisd naar de centrale locatie in Ubachsberg.

De kwaliteits-systemen zullen op afzienbare termijn in elkaar geschoven worden. Hierbij zal één kwaliteits-systeem worden gehanteerd en worden Brabant (Archimil en NIPA) en Limburg (Aelmans Eco) afzonderlijke erkenningen blijven houden. Om dit proces vorm te geven en om een kwaliteitsimpuls voor de gehele Aelmans-groep te realiseren is een kwaliteitsmanager (Gijs Walenkamp) in dienst getreden.

De auditplanning is sinds 2016 opgenomen op Dokuwiki.

Auditen van de interne processen vindt plaats op basis van dossierbeoordeling (met name de primaire processen). Opgemerkt wordt dat er achterstand is bij de interne kantooraudits waardoor er schijnbaar achter de feiten wordt aangelopen. Hier dient strakker op gehandhaafd te worden en er dient een inhaalslag gemaakt te worden.

De belangrijkste afwijking die wordt vastgesteld is dat opdrachtbevestigingen ontbreken. Deels is dit te wijten aan papieren vs. digitale dossiers maar deels zijn deze in zijn geheel niet opgesteld. Dit is eerder geconstateerd!

De cursus door André Stikkers heeft in november 2013 plaatsgevonden. In de compententiematrix is opgenomen dat Rob Meulepas, Vincent Burgers en Pieter Heesakkers zijn geregistreerd als intern auditor. Waar mogelijk proberen we over en weer te auditten met NIPA maar in praktijk werk dit niet door planningsperikelen.

In 2019 zijn nagenoeg alle interne veldaudits uitgevoerd en hebben enkele inhaalaudits plaatsgevonden.
Enkele interne veldwerkaudits zijn in 2019 niet uitgevoerd, deze zullen begin 2020 worden ingehaald.
Er worden weinig afwijkingen geconstateerd tijdens de veldaudits. Eerder is al opgemerkt dat een opfris-middag zal worden georganiseerd. Dit is nog niet gebeurd omdat André Stikkers zich met andere taken bezighoudt. Inmiddels staat een vacature uit voor een kwaliteitsmanager voor de Aelmansgroep. E.e.a. dient met hem te worden afgestemd.

De formulieren van Archimil en NIPA zijn op elkaar zijn afgestemd, de auditformulieren nog niet. De kwaliteit van de formulieren dient effectiever te worden, bijvoorbeeld beter aansluiten bij essentiële eisen. De veldformulieren van NIPA lijken beter/uitgebreider dus wellicht deze overnemen naar Archimil. Dit zelfde geldt voor de formulieren die bij Aelmans gebruikt worden.

De auditplanning is sinds 2016 opgenomen op Dokuwiki.

Alle geregistreerde veldwerkers van Archimil zelf op Pieter Heesakkers na zijn in 2019 beoordeeld. Voor Pieter Heesakkers heeft in 2020 een inhaal-audit plaatsgevonden. De protocollen 1001 en 2003 zijn in 2018 niet beoordeeld, deze zullen begin 2019 worden ingehaald.

25-4-2019 SIKB6001 GK - Stokkelen 21 te Eersel
Schriftelijke werkafspraak niet beschikbaar - RTV A361

25-4-2019 SIKB1001 JT - W. van Baaststraat Heukelom (inhaal-audit)
geen NC's

25-4-2019 SIKB2003 RM - St. Vincencentiusstraat Neerkant (inhaal-audit)
geen NC's

26-4-2019 SIKB2018 JT/VB - RTV A359 en RTV A360 - Mierloseweg Geldrop
* Hoeveelheid grove fractie wordt niet in veld bepaald
* Geen sticker op de dubbelverpakte zak

5-7-2019 SIKB1001 JT -
geen NC's

14-10-2019 SIKB2001/SIKB2002 JT - Keizersberg 10 Elsendorp
geen NC's

11-12-2019 SIKB2003 VB in Stevensweert
geen NC's

ISO9001: 1-8-2019
geen afwijkingen, één aanbeveling: In de offerte zijn specifieke uitvoeringsvoorwaarden opgenomen en wordt verwezen naar de algemene voorwaarden in de bijlage die niet is bijgevoegd.

1000 : 4-7-2019
NC2 (A355) opgewaardeerd naar NC1. Op 19-9-2019 afgehandeld. Geen raamcontracten meer voor SIKB1000 werk. Hiervoor op de moederkaart een check opgenomen.

2000 : 25-7-2019
geen NC's

6000 – 25-7-2019
geen NC's

De gereedschappenlijst wordt bijgehouden. De aanhanger met arragraat en waarschuwingsbord die is gebouwd werkt niet goed. Wel heeft overleg plaatsgevonden over de aanschaf van nieuwe arregraten. Enkele issues die blijven liggen zijn aggregaten en breekhamers en de werking van de veldwerkcomputers. Ook de terugkerende discussie over de troebelheidsmeter (iedere wagen één?) en de vochtmeters (welke zijn betrouwbaar en betaalbaar) blijven spelen. Hier zullen in 2020 enkele besluiten over genomen moeten worden.

Erkende leverancier zijn opgenomen als onderdeel van het adressenbestand. Bij elke adreskaart is te zien of dit een erkende leverancier betreft. In 2019 zijn de leveranciers beoordeeld. Er zijn geen dermate negatieve ervaringen met leveranciers dat we niet met hen verder kunnen, wel zijn een aantal leveranciers geschrapt waar al langere tijd geen zaken mee gedaan is. De tariefstelling van SGS is problematisch met uurtarieven tussen 130 en 180 euro.

De ziekteuren kunnen uit Archibase worden gedestilleerd door het aantal ziekte en doktersuren te delen door het totaal aantal uren minus de compensatie en de feestdagen.

In 2015, 2016 en 2018 is een relatief hoog ziekteverlof geweest, met name door één langdurig ziektegeval. Wanneer deze buiten beschouwing wordt gelaten zijn er nauwelijks ziekteuren geweest (0,66-1,6%). Opgemerkt wordt dat het aantal geregistreerde ziekteuren in Archibase lager is dan de daadwerkelijke ziekte-uren. Daar waar sprake was van vervangend danwel therapeutisch werk zijn de uren wel geschreven in Archibase.

Klanttevredenheid wordt gemeten door het aantal positieve en negatieve klantbeoordelingen en door de hoeveelheid terugkomende klanten.

Er zijn weinig tot geen positieve klantbeoordelingen geregistreerd. Dat betekend niet dat deze er niet zijn maar dat deze niet zijn opgenomen. Doel van het werk wat wij uitvoeren is het tevredenstellen van klanten. Uit het overzicht van de omzetontwikkeling per klant zijn geen opvallende zaken gebleken.

In onderstaand overzicht zijn het aantal afwijkingen bij audits vermeld.

Bij de interne veldaudits zijn twee afwijkingen geconstateerd maar dit bleek te berusten op een misverstand. Bij de monsternemers was niet duidelijk dat voor deze klanten sprake was van een raamovereenkomst. Dit dient op de moederkaart duidelijk gemaakt te worden. In 2018 is één afwijkend product geregistreerd namelijk de partijkeuring aan de Keizerin Marialaan. Hierover is ILenT gevallen en is een dwangsom geïnd. Meer informatie bij “Bestuursrechterlijke maatregelen”.

In 2019 zijn geen wijzigingen van persoonserkenning of wijzigen in de registraties van de BRL's geweest. Wel zijn alle BRL's geupdate naar de nieuwe versies en zijn daarvoor certificaten afgegeven.

Eenmaal per kwartaal (in basis) dient op basis van paragraaf 3.5 van SIKB2000 een blanco bemonstering van water uitgevoerd te worden. Wanneer in een jaar steeds gehalten worden gemeten die lager dan of gelijk zijn aan de rapportagegrens, of als de oorzaak van verhogingen aantoonbaar bij het laboratorium ligt, dan kan de organisatie de frequentie jaarlijks met één maand verlengen, tot het minimum van één blanco bemonstering per half jaar.

In 2018 is op basis hiervan driemaal de kwaliteit bepaald, in 2019 zou tweemaal de blanco bepaald moeten worden. De tweede maal is niet gebeurd. In 2020 is dit wel gebeurd.

De organisatie inspecteert de boorprofielbeschrijving en van ervaren veldwerkers tenminste éénmaal per twee jaar. Dit is in 2015, 2017 en 2019 uitgevoerd. Omdat veel projecten in wisselende teams worden uitgevoerd wordt dit als een formaliteit beschouwd.

In november 2018 is een LOD (Last Onder Dwangsom) geïnd. In de discussie rond asbest in bodem is eerder een last opgelegd (is alle licht puinhoudende BRL9335-grond nog asbestverdacht, voor puin is visueel afdoende voor een certificaat maar voor grond niet is de ILenT van mening).

In 2017 is een HO, VBO, VBO-A en NO-A uitgevoerd op de locatie Keizerin Marialaan te Helmond. De bij het VBO-A aangetroffen concentratie asbest (400 mg/kgds in fijne fractie) is niet teruggevonden in het NO, daar lag de concentratie op < 5 mg/kgds tgv de grove fractie met concentraties in de fijne fractie < detectielimiet. Bij de uitvoer van de partijkeuring was er zeer veel last van weerproblemen (bevroren ondergrond met daarna veel regen) waardoor er hierbij een aantal formulieren niet correct zijn ingevuld (al ondertekend voordat de bemonstering gestaakt was, onduidelijkheid over datum etc). E.e.a. is door werkdruk niet opgemerkt en in het rapport (3295R004-2, d.d. 3-1-18) terechtgekomen. Hierna is e.e.a. verduidelijkt in een nieuwe versie (3295R004-3, d.d. 19-3-18). Dit rapport is opgesteld in de periode (enkele dagen) dat Bas op vakantie was. In het rapport is opgenomen dat uit het NO volgde dat sprake was van een heterogene verontreiniging (en niet van een zeer plaatselijke verontreiniging). Waneer sprake is van een heterogene verontreiniging dan is een partij verdacht, insteek was/is dat wanneer sprake is van een zeer plaatselijke verontreiniging die in het NO niet wordt teruggevonden dan is een partij niet verdacht.

Daarbij wordt door de ILenT gesteld dat het maken van foutjes niet is toegestaan, een eenmaal uitgebracht rapport kan niet worden rechtgezet door het oude rapport in te trekken. Daarbij gooit ILenT stof op door enerzijds te stellen dat een overtreding ongedaan gemaakt kan worden maar dat dit de overtreding niet ongedaan maakt. Ook zou een onderbouwing van een bezwaar op een nieuwe last niet hetzelfde mogen zijn als een onderbouwing van een bezwaar op de invordering van een oude last

Deze discussie uitvechten kost dermate veel tijd en energie dat dit niet rendabel is en uiteindelijk is in de tweede rapportage een verkeerde onderstelling opgenomen, een heterogene partij is (natuurlijk) verdacht. De invordering van de last is geaccepteerd.

In november 2019 kan verzocht worden de last in te trekken.

Er zijn in 2019 geen nieuwe sancties opgelegd.

Tijdens eerdere directiebeoordelingen is voorgesteld wordt om het KMS sterk te vereenvoudigen en duidelijker te beschrijven. Met de invoering van ISO9001:2015 is dit doorgevoerd, aandachtspunt is dat de BRL’s en protocollen allerlei aanvullende eisen mbt documentatie stellen.

Ook het opnemen met het KMS in de wiki maakt gebruik van het systeem toegankelijker. Opgemerkt wordt dat niet alle formulieren, lijsten etc op een praktische manier tussen Archibase en Dokuwiki kan worden gekoppeld. Op een aantal plaatsen zullen derhalve verwijzingen worden opgenomen. Een directe, statische, link tussen Dokuwiki en de netwerk-schijven is weliswaar mogelijk maar wordt van weinig toegevoegde waarde geacht. Wel dienen alle documenten te worden nagelopen, Dokuwiki dient compleet te zijn. Ook dient de plaats van formulieren eenduidig te zijn, nu zijn deze verdeeld over de F-schijf en de P-schijf (tbv sjablonen).

Flora en Fauna-onderzoek lijkt een groeiende tak te worden, beoordeeld moet worden of de opdrachtvorming, uitvoering en kwaliteitsboring afdoende mogelijk is binnen de procedures van het systeem.

Het systeem kan nog effectiever, procesindicatoren moeten direct uit Archibase (danwel daarna Profitmanager) te herleiden zijn. Ook dienen de systemen van Aelmans, Archimil en NIPA zoveel mogelijk gelijk te worden getrokken. Dit maakt de onderlinge kwaliteitscontroles (zowel binnen als buiten het kader van de ISO en BRL’s) mogelijk.

Eind 2019 heeft een evaluatie plaatsgevonden van de doelstellingen die nog openstonden. Onderstaand worden deze besproken.

- beter laten aansluiten kwaliteits-systeem op Archibase (2015)

Status 31-12-2019 :	We gaan overstappen op Profitmanager -> doelstellingen 2020

- afstemmen algemene voorwaarden NIPA-Archimil (2017)

Status 31-12-2019 :	Vacature kwaliteitsmanager staat uit -> doelstellingen 2020

- uitbreiding personeel (2017)

Status 31-12-2019 :	Vacatures kwaliteitsmanager en ondersteuning kantoor staan uit -> doelstellingen 2020

- kwaliteit interne audits verbeteren (2017)

Status 31-12-2019 :	vacature kwaliteitsmanager staat uit -> doelstellingen 2020

- Beter bijhouden Archibase – email (2017)

Status 31-12-2019 :	We gaan overstappen naar Profitmanager -> doelstellingen 2020

- Betere auditformulieren (2017)

Status 31-12-2019 : 	vacature kwaliteitsmanager staat uit -> doelstellingen 2020

- Betere naleving opdrachtvorming en raamcontracten, volgt uit interne en externe audits

Status 31-12-2019 : 	vacature ondersteuning kantoor staat uit -> doelstellingen 2020

- Iedere veldwerker 2018 erkend

Status 31-12-2019 : 	klaar

- Jeroen als nieuwe veldwerker

Status 31-12-2019 : 	Jeroen gaat verder studeren

- Effectiviteit KMS nalopen, nog niet alles staat op dokuwiki

Status 31-12-2019 : 	vacature kwaliteitsmanager staat uit, daarna ISO gelijk aan Aelmans -> doelstellingen 2020

- nieuwe versies BRL's invoeren

Status 31-12-2019 : 	gedaan

- inhalen kantooraudits

Status 31-12-2019 : 	nog niet gedaan -> doelstellingen 2020

- inhalen paar veldaudits

Status 31-12-2019 : 	gedaan maar nu weer enige achterstand -> doelstellingen 2020

- Nakijken formulieren en lijsten of deze eenduidig en compleet zijn.

Status 31-12-2019 : 	vacature kwaliteitsmanager staat uit -> doelstellingen 2020

- Beoordelen of Flora en Fauna afdoende in het systeem is geborgd

Status 31-12-2019 : 	nog niet gedaan -> doelstellingen 2020

- Op moederkaart duidelijk maken of sprake is van een opdracht ikv raamovereenkomst

Status 31-12-2019 : 	gedaan

- Last onder Dwangsom in laten trekken

Status 28-7-2020 : 	Last is ingetrokken

- Kwaliteitsmanager aanstellen Aelmans

Status 28-7-2020 : 	Gijs Walenkamp aangenomen

- bureau-ondersteuning Archimil

Status 28-7-2020 : 	Bernadette Janssen aangenomen

- Inhalen en bijhouden audits

Status 28-7-2020 : 	kantooraudits zijn bijgewerkt/ingehaald
Status 28-7-2020 : 	veldaudits alleen nog 2002/2003 en PH nog een keer

- Invoeren Profitmanager

Status 28-7-2020 : 	NIPA is over, nog berg kinderziektes er uit

- Afstemmen kwaliteits-systeem met Aelmans

Status 28-7-2020 : 	Afspraak met Gijs Walenkamp moet nog komen, is afgezegd

- Afstemmen algemene voorwaarden

Status 28-7-2020 : 	Afspraak met Gijs Walenkamp moet nog komen, is afgezegd

- Procedure, formulieren F&F

Status 28-7-2020 : 	Overlegd met HV, JS, PH en BB, vacature uitgezet

- Actueel houden HLS register

Status 28-7-2020 : 	Gedaan

- Flora-Fauna professionaliseren

Status 28-7-2020 : 	Overlegd met HV, JS, PH en BB