Deze procedure heeft ten doel zeker te stellen dat door Archimil gebruikte goederen van opdrachtgevers zodanig worden beheerd dat deze niet beschadigen of verloren gaan.

Klanten

(1 klein - 5 groot)

- RTV's m.b.t. vermissing / beschadiging klanteigendommen

- registratie op RTV

- Directiebeoordeling

-

Van klanten ontvangen goederen dienen zodanig te worden behandeld dat deze niet verloren gaan of beschadigen. Indien zulks wel het geval is dient dit onverwijld te worden gemeld aan de opdrachtgever en op een RTV te worden geregistreerd.

Indien tijdens de uitvoering van werkzaamheden hulpmiddelen van de opdrachtgever dienen te worden gebruikt, dient de medewerker van Archimil te beoordelen of het hulpmiddel veilig gebruikt kan worden. Als onveilig beoordeelde hulpmiddelen mogen niet worden gebruikt.

Indien opdrachtgevers aan Archimil sleutels ter beschikking stellen met betrekking tot het uitvoeren van werkzaamheden wordt dit geregistreerd op de sleutellijst klanten, ALG-F-02. Sleutels worden voorzien van een label met daarop het klantnummer. Nimmer wordt een adres met straat en nummer c.q. klantnaam vermeld.

Sleuteluitgifte van niet persoonsgebonden sleutels (sleutels van gebouwen, auto's etc.) geschiedt door de sleutelbeheerder. De ontvanger dient te tekenen voor ontvangst op de sleutellijst (ALG-F-02). Bij inlevering tekent de sleutelbeheerder dit aan op de sleutellijst.

Algemeen Van (potentiële) klanten/relaties ontvangen bescheiden die relatie heeft met een mogelijk uit te voeren opdracht dient in alle gevallen vertrouwelijk te worden behandeld. Dit betekent concreet dat dergelijke informatie niet openlijk op bureaus mag liggen wanneer de betreffende medewerker niet met de stukken werkzaam is.

Teneinde de vertrouwelijkheid te waarborgen worden gasten/bezoekers ontvangen in de daartoe aangewezen spreekkamers.

Stukken van klanten of door Archimil uitgewerkte stukken met daarop informatie aangaande de klant worden na gebruik gearchiveerd in het dossier, retour gezonden aan de klant, dan wel vernietigd in de papiervernietiger.

Indien door klant verstrekte documentatie verloren gaat, wordt dit onverwijld aan de opdrachtgever/relatie gerapporteerd en op een RTV te worden geregistreerd.

-

-

-

- 27 nov '06 aangepast concept
- 29-06-12 van VER verplaatst naar ALG
- 25-3-2015 versie met risico's concept
- 28-6-2015 versie met risico's definitief

-