Deze procedure heeft tot doel te bereiken dat maatregelen om afwijkingen (van welke aard ook) te corrigeren of te voorkomen, beheerst en systematisch worden uitgewerkt en doorgevoerd.

Deze procedure is van toepassing op aanmerkingen en geconstateerde afwijkingen van toepassing op procedures.

Met name worden onderscheiden:

• verbetervoorstellen van betrokkenen (intern of extern);
• klachten: zowel extern, van klanten, omwonenden, handhaving, … als intern, van medewerkers;
• afwijkingen aan het “product” (d.i. het bemonsteringsproces), geconstateerd tijdens de procesbewakingspunten;
• afwijkingen aan het kwaliteitssysteem, geconstateerd tijdens interne of externe audits of tijdens de directiebeoordeling.

Verbetervoorstellen van betrokkenen kunnen zowel corrigerend als preventief zijn. Een corrigerende maatregel is een maatregel om de oorzaak van een waargenomen afwijking of andere ongewenste situatie weg te nemen, om herhaling te voorkomen. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld klachten, het meten van klanttevredenheid en opmerkingen en afwijkingen die geconstateerd worden tijdens de audits. Preventieve maatregel is een maatregel om de oorzaak van een mogelijke toekomstige afwijking of andere ongewenste mogelijke situatie weg te nemen. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld aspecten van veiligheid zoals een risicoinventarisatie en -evaluatie.
Het onderzoek naar preventieve maatregelen komt aan bod in het MT-overleg, de directiebeoordeling en tijdens het opstellen van de beleidsdoelstellingen. Voor aanschaf van materieel e.d. wordt verwezen naar de Inkoop en leveranciersbeoordeling. Deze preventieve maatregelen worden niet via het kwaliteitslogboek in NIPA base afgehandeld. Overige preventieve maatregelen worden afgehandeld volgens het kwaliteitslogboek wanneer deze direct van toepassing zijn op het kwaliteitssysteem.

Het verbetervoorstel, klacht, tekortkoming of afwijking wordt neergelegd bij de K.A.M Coordinator. Deze maakt een RTV (Rapport Ter Verbetering) aan in het kwaliteitslogboek in NIPA base waarin hij/zij duidelijk de tekortkoming beschrijft en de oorzaak aangeeft en vervolgens een voorstel doet voor een corrigerende of preventieve maatregel. In de RTV wordt aangegeven of de verbetering een corrigerende of preventieve maatregel is. De K.A.M.-medewerker geeft aan op welke persoon het de RTV betrekking heeft en noteert wie zorg zal dragen voor de afwikkeling van het verbetervoorstel, klacht, tekortkoming of afwijking. Na overweging en analyse van alle factoren, wordt een maatregel voorgesteld ontwikkeling en implementatie van de te nemen maatregel. De K.A.M. Coördinator draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van deze maatregel binnen een nader te bepalen termijn.

Na afhandeling van de maatregel wordt de RTV afgetekend en van een datum voorzien door de K.A.M.-Coördinator en de Directie

draagt zorg voor
* tevreden klanten

is belast met
* noteren van de RTV in het kwaliteitslogboek wanneer dat van toepassing is en het bezorgen aan de K.A.M.-coördinator
is verantwoordelijk voor
* het afhandelen en registreren van de voorgestelde maatregel''

is belast met
* aftekenen RTV's
* de controle van de efficiëntie van de maatregel
is verantwoordelijk voor
* het opstellen en toepassen van maatregelen naar aanleiding van de aangemaakte RTV in het kwaliteitslogboek